如何監控員工電子郵件

隨著電子通信使用的增加，雇主可能會發現更難以確保其業務盡可能高效地運行。一些企業主爭論是否要監控員工的電子郵件帳戶，以確定如何以及何時改進電子郵件策略。透過工作電子郵件帳戶等設施監控員工的活動是檢查他們在工作時間關注業務的有效方式。但是，儘管有這些正當理由，監控員工電子郵件是否可行且合法？如何在受監控的Android 手機上破解員工的傳入和傳出電子郵件？

這裡有一個指南，監控電子郵件的做法要以非常透明和敏感的管道實施，讓你瞭解有關在你的小企業中監控電子郵件的所有資訊。

工作電子郵件帳戶的隱私限制

讓我們首先確定工作電子郵件不是私人的，它不應該作為一個電子郵件使用。這意味著員工不應該使用它來訂閱與工作無關的時事通訊和網站，用於線上購物、社群媒體等。如果我們談論的是在作業裝置上追蹤私人電子郵件，那是另一回事。但讓我們先回答一個問題：“電子郵件監控是否合法？”

雇主可以合法監控員工在工作中的電子郵件

現在，技術使雇主可以追蹤任何員工的幾乎所有工作場所通信。通常，你作為雇主可以監控你自己的電腦作業系統，包括但不限於員工的工作電子郵件通信和網路使用。通過公司電子郵件帳戶傳送或接收的電子郵件通常不被視為私密。雇主可以自由監控這些通信，只要這樣做有正當的商業目的。另一方面，如果貴公司採取積極措施保護員工電子郵件的隱私，則可能限制了其監控這些通信的能力。

但是你的員工所在國家的法律可能不同，所以一定要和你的律師仔細檢查這個過程。每個國家都有不同的規定，在其中一些國家，你可能只需要通知員工有關監控的情况。而其他人可能需要這些活動的書面同意。

無論如何，如果你計畫監控員工的電子郵件，你應該遵循以下三個基本原則：

透明度–始終通知員工你將對他們進行監控。設定策略並與現有員工和新員工共享。該政策應包括有關監控的所有詳細資訊，例如：正在監控的內容、如何、誰有權訪問資料、你將使用數據做什麼等。

合法性——確保你有合理的理由監督你的員工。只要不違背員工的基本權利，保持最佳利益是可以的。

比例性–只收集你需要收集的數據。不要過分收集沿途的每一條數據。收集與組織相關的內容。

確保你瞭解監控員工的工作電子郵件帳戶與監控員工在公司裝置上訪問的個人電子郵件帳戶之間有很大的區別。通常，如果你的員工簽署同意書，表示他們在工作電腦上所做的一切都受到監控，則允許使用後者。但在員工隱私權方面，仍有許多法律灰色地帶。

電子郵件監控最佳做法

在監控員工電子郵件時，你必須遵守法律法規。你也應該遵循一些道德準則，這就是為什麼我們為員工電子郵件監控創建了一個簡短的最佳實踐清單。

• 注意法律：諮詢律師，確保你的行為符合所有適用法律法規。
• 瞭解監控和攔截之間的區別：通常，監控發生在電子郵件已傳送/接收之後； 而攔截發生在電子郵件到達接收者之前。
• 創建書面電子郵件策略：嘗試在這些策略中包含發佈工單。必須通知所有員工你的監控做法，並且你需要有證據證明每個人都知道這些做法。
• 限制訪問：並非你組織中的每個人都需要訪問受監控的電子郵件。資訊應受到保護，僅限於少數有正當理由訪問此類數據的關鍵人員。
• 未經員工明確書面批准和授權，請勿訪問受密碼保護的網站，例如基於網路的個人電子郵件和社群媒體網站。

員工電子郵件監控工具

有追蹤員工電子郵件的軟體，但你想在多大程度上這樣做是有疑問的。大多數具有管理員許可權的電子郵件用戶端都允許你（或你的IT 團隊）檢查某人的電子郵件，這應該足够了。

如果不是，你可以隨時購買一個員工監控軟體，該軟體可以拍攝螢幕擷取並量測在各種應用程式中花費的時間。

如何在目標Android 手機上查看和閱讀員工的電子郵件

幸運的是，有一種安全的方法可以透過名為mSpy 的應用程式完成此作業。mSpy 是一款多功能，可靠的手機追蹤應用程式，可讓你在工作時間內監控收到和傳送的電子郵件給員工的手機。此外，你還可以監控網頁瀏覽歷史記錄，WiFi 記錄器，地理圍欄，行事曆，影片，簡訊，手機，當前GPS 位置，SnapChat，WhatsApp 等等。

免費試用

在mSpy 的幫助下，你可以：

• 監控所有傳入/傳出電子郵件中的內容
• 檢查每封電子郵件的日期和時間戳
• 查看儲存在通訊簿中的發件人和收件人

mSpy 的主要特點

• 追蹤手機活動：通話記錄，訊息，電子郵件，文檔，行事曆，照片，影片，應用程式等
• 追蹤當前位置： GPS，地理圍欄，WiFi 記錄器
• 監控社交應用： Whatsapp，Skype，Facebook，Instagram，Snapchat，LINE，Kik，Tinder，Hangouts 等
• 遠端控制：應用程式攔截器，計劃限制

監控員工電子郵件的三個步驟

步驟1：創建一個帳戶。

在mSpy 網站上獲取詳細訊息并購買你需要的訂閱。在你選擇提供的三個計劃中的一個之後，你將需要註冊mSpy 並在目標裝置上下載該應用程式。

步驟2：選擇訂閱並安裝mSpy App。

你需要在目標裝置上安裝mSpy 才能訪問其數據。訪問網站在目標裝置上下載mSpy 應用程式。然後按照說明授權mSpy 並啟動應用程式。選擇在安裝後保留或刪除應用程式圖標。

注意：完成所有流程並啟動服務後，你可以刪除應用程式圖標或將其保留在主螢幕上。

步驟3：開始追蹤員工的電子郵件。

完成所有作業後，請返回電腦控制面板儀表板以查看受監控數據。單擊電子郵件上的儀表盤的左側開始監控員工的電子郵件。

注意：面板上列出了所有支援的功能，以便你可以單擊每個類別以查看數據。

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結論

電子郵件監控和員工監控一般來說，如果以合乎道德的管道使用，並不是壞事。企業需要平衡其數據需求和員工權利。永遠不要侵犯員工的基本權利，因為你希望能夠訪問公司提供的每一條數據。

保持透明度對於保持與團隊良好、尊重的關係至關重要，在引入任何可能侵犯其隱私的政策或工具之前，請記住這一點。