無論你喜歡還是討厭，你可能每週至少使用一次 Microsoft Excel 檔案，無論是在工作中還是在家中。從成本研究到庫存管理和生產調度，再到時間表和商業計畫，Excel 檔案被用於各種各樣的任務，這使得它們比許多人願意承認的更重要。
當 Excel 檔案意外遺失或刪除時，此類事件的財務成本可能相當嚴重。在本文中，我們將介紹如何借助「數據恢復」還原 Excel 檔案，「數據恢復」是現時最人性化的專業資料還原軟體套件。
Excel 檔案出事的情境大致有三種，而這三種的處理方式完全不同：忘了存（靠 Excel 內建的自動回復）、被覆蓋（靠版本記錄或雲端自動儲存）、整份刪掉（要靠救援軟體從磁碟撈回來）。搞錯方向不只白忙，還可能因為繼續操作而錯過黃金救援時間。
這篇文章會按這三條路線分別說明，並在最後告訴你怎麼把自動儲存設定好，讓「Excel 沒存到」這件事從此不再發生。
何時可以還原 Microsoft Excel 檔案？
很抱歉，在某些情况下，Microsoft Excel 檔案無法恢復。假設你有一個 USB 閃存驅動器，用於將 XLSX 和 XLS 檔案從家用電腦傳輸到工作時使用的電腦。
如果你格式化 USB 閃存驅動器，將其交給你的同事，並讓她出於個人目的使用幾周，你可以非常肯定，你將永遠無法恢復格式化前儲存在 USB 閃存驅動器上的 XLSX 和 XLS 檔案。
為什麼？因為無法還原已被其他數據覆蓋的 Excel 檔案。這就是為什麼儘快恢復 Excel 檔案至關重要的原因，特別是如果這些檔案位於帶有作業系統的硬碟機上。你可以考慮，關閉電腦，卸下硬碟，將其插入另一臺電腦。
檢索刪除的 Excel 檔案外部硬碟機、檢索刪除的 excel 檔案 USB 閃存驅動器、檢索刪除的 Excel 檔案記憶卡和其他儲存裝置，因為要確保遺失或刪除的檔案不會被覆蓋，你需要做的就是避免將檔案複製到這些裝置上，並封锁自己修改儲存在這些裝置上的檔案。
救回 Excel 檔案前的 4 件事
動手之前先做好這幾件事，成功率會差很多：
- 立刻停止在該磁碟寫入。 尤其不要繼續編輯或下載東西，因為 Excel 的暫存檔與系統的分頁檔都在寫入。
- 先檢查自動回復。 如果只是「沒存到」，Excel 多半已經幫你留了一份，根本不需要救援軟體（下面第二節）。
- 救援軟體裝在別顆硬碟。 如果檔案原本在 C 槽，就裝在 D 槽或外接碟，避免安裝過程的寫入蓋掉資料。
- 如果是 SSD，動作要更快。 TRIM 機制會主動清除被標記刪除的區塊，傳統硬碟還有幾天緩衝，SSD 可能幾小時就錯過了。
救回刪除的 Microsoft Excel 檔案的步驟
在本文的這一部分中，我們將解釋如何使用「數據恢復」還原 Excel 檔案，並提供易於遵循的分步說明，你應該能够輕鬆複製這些說明，而無需任何特殊知識。
步驟 1：在 Windows 或 Mac 上下載並安裝「數據恢復」。
步驟 2：開啟下載的安裝檔案並安裝「數據恢復」。
步驟 3：啟動「數據恢復」
將包含遺失的 XLSX 和 XLS 檔案的儲存裝置連接到你的電腦，並等待「數據恢復」識別它。
步驟 4：按一下新識別的儲存裝置旁邊的「開始」按鈕。
步驟 5：等待「數據恢復」掃描儲存裝置並向你顯示可恢復檔案的清單。
步驟 6：選擇要恢復的 XLSX 和 XLS 檔案，如果需要，請指定恢復資料夾。
步驟 7：按一下「恢復」按鈕開始恢復過程。
我們可以將所有內容濃縮為三個步驟，但我們希望使說明盡可能詳細。「數據恢復」的優點在於它的簡單。儘管它可以從你可能遇到的幾乎所有儲存裝置中回復數百種檔案格式，但要使用「數據恢復」檢索刪除的 Excel 檔案，只需按一個按鈕。
當然，簡單的使用者介面並不是「數據恢復」唯一的功能。你可以使用此資料恢復工具免費恢復高達 500MB 的數據。
用於 Mac 的恢復 Excel 檔案「數據恢復」包括幾個額外的免費磁碟工具，包括
- 免費的 S.M.A.R.T.磁碟監控工具，可提醒你任何潜在的磁碟問題；
- 一個方便的重複尋找器，允許你輕鬆尋找和刪除分散在儲存裝置上的重複檔案；
- 一個名為 Recovery Vault 的數據保護工具，用於儲存刪除檔的中繼資料，使其恢復更容易。
掃描時可以用篩選器直接找 .xlsx 與 .xls，省下在幾萬個檔案裡大海撈針的時間；復原前務必先預覽，Excel 檔案如果結構損壞，就算複製出來也可能打不開。
如何救回未儲存的 XLSX 和 XLS 檔案
Microsoft Excel for Windows 11/10 和 Mac 盡其所能定期儲存你的工作。如果你的電腦在處理 Excel 檔案時發生崩潰，你應該在下次啟動 Excel 時看到恢復的標題。
步驟 1：只需按一下標題下的「顯示恢復的檔案」選項。
步驟 2：等待 Excel 使用「檔案恢復」面板開啟新的試算表。
步驟 3：按一下「檔案恢復」部分中列出的任何檔案。
請記住，Excel 可能無法恢復 XLSX 和 XLS 檔案的最新版本，因為無法恢復未儲存在硬碟上的 Excel 檔案。
要使你更有可能成功恢復 Excel 試算表，請轉到檔案>選項>儲存並啟動自動恢復功能。預設情况下，它應該設定為 10分鐘，但你可以將其變更為 1分鐘，這意味著 Excel 將每分鐘自動儲存你的進度。
如果你當機後重開 Excel，卻沒看到「檔案恢復」面板，還有三個地方可以找：一是到 C:\Users\<使用者名稱>\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles 資料夾看看（AppData 是隱藏資料夾，可在檔案總管網址列直接貼 %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office\UnsavedFiles）；二是 C:\Users\<使用者名稱>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel 裡的 .xar 暫存檔；三是如果檔案曾經存在於本機磁碟，可以對該資料夾按右鍵選「還原以前的版本」。
Excel 覆蓋檔案如何救回來
但是，如果需要還原被另一個 Excel 檔案覆蓋的 Excel 檔案，該怎麼辦？在這種情況下，自動恢復功能再次幫助你：
步驟 1：開啟你正在處理的檔案。
步驟 2：按一下「檔案>資訊」。
步驟 3：在「管理活頁簿」下，按一下標記為的檔案（當我關閉而不儲存時）。
步驟 4：在檔案頂部的欄中，按一下「還原」以覆蓋以前儲存的任何版本。
或者，你可以將 XLSX 和 XLS 檔儲存在 OneDrive、商務版 OneDrive 或 SharePoint Online 上，並使用自動儲存功能使其保持最新，該功能每隔幾秒鐘為你儲存一次檔案，這樣你就不必這樣做。要開啟它，只需按一下位於 Microsoft Excel 左上角的「自動儲存」選項。
雲端還有兩個額外的好處：一是版本記錄，OneDrive 與 SharePoint 會保留舊版本，通常可以回溯 30 天，覆蓋錯了直接挑版本還原；二是資源回收筒，刪掉的檔案會先進雲端回收筒，同樣有保留期限。這兩招對「覆蓋」和「誤刪」都有效，而且完全不用裝任何東西。
常見問題
Q：Excel 自動回復的檔案存在哪裡？
Windows 上通常在 C:\Users\<使用者名稱>\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles，另外 AppData\Roaming\Microsoft\Excel 底下也可能有 .xar 暫存檔；macOS 則在 ~/Library/Containers/com.microsoft.Excel/Data/Library/Application Support/Microsoft/Office/。這些是隱藏資料夾，Windows 請在網址列貼路徑，macOS 按 Command + Shift + . 顯示隱藏檔。
Q：自動回復間隔設多久比較好？
預設 10 分鐘，官方最短可以設到 1 分鐘。一般建議 5 分鐘；若你在處理非常重要又龐大的活頁簿，設 1–3 分鐘最安心，代價是頻繁寫入會稍微卡頓。注意這個設定是每個檔案各自記錄的，開新檔案時要再確認一次。
Q：為什麼我重開 Excel 卻沒出現「檔案恢復」面板？
兩種可能：一是自動回復當初沒有啟用（檔案 > 選項 > 儲存 > 儲存自動回復資訊）；二是 Excel 在當機後被「正常關閉」過，自動回復檔可能已被清除。這時請直接去上一節提到的 UnsavedFiles 資料夾找，或用救援軟體掃描。
Q：XLSX 和 XLS 有什麼差別？救援上有差嗎？
XLS 是 Excel 2003 以前的舊格式，XLSX 是 2007 起的 XML 壓縮格式。救援上沒有本質差異，但 XLSX 本質是 ZIP 壓縮檔，只要其中一小段受損就可能整份打不開；相對地，XLS 有時還能靠 Excel 的修復功能讀出部分內容。無論哪一種，預覽都是確認能否救回的關鍵。
Q：Excel 打不開，一直跳出「檔案格式或副檔名無效」，怎麼辦？
可以先試兩件事：在 Excel 的「開啟」對話框裡選該檔案，然後按「開啟」旁邊的下拉箭頭選擇「開啟並修復」；或是把副檔名改成 .zip 解壓看看（XLSX 本質是 ZIP），若解壓後檔案結構還在，至少能取出部分 XML 資料。都不行再用救援軟體深層掃描。
Q：Google 試算表或雲端的檔案刪掉了也適用嗎？
不適用磁碟救援，但雲端有自己的安全網：Google 試算表有完整的版本記錄（檔案 > 版本記錄），雲端硬碟也有回收筒保留約 30 天。這類情況請直接從雲端的版本記錄或回收筒還原，不必動用救援軟體。
結論
未儲存的 Excel 恢復檔案、Excel 覆蓋檔案救回來或刪除的 Excel 回復檔案不必複雜和困難。如果你知道要使用哪種資料恢復工具以及要遵循哪種說明，你就可以立即將 XLSX 和 XLS 檔案取回。
回顧一下三條路線，下次遇到狀況時先判斷你是哪一種：沒存到→先看 Excel 的「檔案恢復」面板，找不到就去 UnsavedFiles 資料夾；被覆蓋→用「檔案 > 資訊 > 管理活頁簿」，或從 OneDrive／SharePoint 的版本記錄回溯；整份刪掉→用「數據恢復」掃描來源磁碟，並把檔案復原到另一顆硬碟。方向對了，通常半小時內就有結果。
而真正一勞永逸的做法，是把設定調好：自動回復間隔設 5 分鐘以內、重要活頁簿放在 OneDrive 或 SharePoint 並開啟自動儲存、以及養成重要版本另存新檔的習慣。這三件事加起來花不到十分鐘，卻能讓你再也不用體會「做了三小時的報表沒存到」的那種胃痛。
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